Секрети ділового спілкування.

 

Секрети ділового спілкування.
 
Ми всі такі різні! В одного сьогодні з ранку поганий настрій, в іншого - самопочуття, а в третього - характер (і не тільки з ранку, і не тільки сьогодні). Як уникнути на роботі непорозумінь, напружених ситуацій, конфліктів? А для цього потрібно всього-на-всього дотримуватися правил ділового спілкування. Як би навмисними або навіть зайвими не здавалися їхні вимоги, вони, як дрібні деталі в годинниках, служать для чіткої і погодженої роботи всього механізму (офісу, підприємства, фірми й т.д.).
Поділися своєюпосмішкою
Спілкуватися один з одним ми починаємо з ранку, ідучи по коридору свого офісу, і це спілкування починається зі звичайного ранкового "Здрастуйте!" Якщо Ви особисто не знайомі з яким-небудь зі співробітників, досить привітної посмішки на Вашому обличчі. Привітати ж своїх товаришів по службі обов'язково.
Раніше існувало строге правило: чоловік повинен був першим привітатися з дамою, парубок - з літнім, підлеглий - з начальником. Зараз усе простіше: хто кого першим побачив, той і здоровається.
Входячи в робочий кабінет, не стукайте у двері. Це тільки відволікає зайнятих справою співробітників.
Не бійтеся в коректній формі висловити свої розумні зауваження колегам. Наприклад, якщо Вас шокує бутерброд на робочому столі, якщо Вам заважає відкрите вікно або хмара парфюмов співробітниці, якщо Ваша робота страждає через чиюсь непунктуальність, можна висловити своє зауваження вголос. Це не виходить, що Ви зіпсуєте "погоду" у колективі - Ви запобігаєте виненкненю в ньому непорозуміння й розлад.
Інтенсивна робота щелепами над жувальною гумкою під час розмови ніколи не вважалася гарним тоном.
Палити або не палити?
Не забувайте, що для одних паління - це зняття напруги, задоволення, аромат, а для інших - неприємний захід, шкода здоров'ю й порушення прав людини. Тому перш ніж взяти в руки сигарету (там, де на це немає заборони фірми), запитайте згоди навколишніх.
Якщо Ви прийшли на ділову бесіду, не запитуйте, чи можна запалити. Ви можете взяти сигарету тільки в тому випадку, якщо Вам її запропонують.
Раніше запалити дамі пропонував чоловік, тепер може бути й навпаки.
З днем народження!
У багатьох колективах є традиція відзначати дні народження співробітників. Це непогано. І все-таки ніж менший розмах має торжество, тим краще. Багатий, пишний стіл у робочій обстановці недоречний. Він змушує до подібного бенкету наступного іменинника.
У зборах грошей на покупку подарунка беруть участь тільки ті, хто побажає (але в жодному разі не примусово). День народження керівника відзначають залежно від традицій фірми.
В органайзер шефові
Керівник, входячи в офіс, здоровається першим. Якщо Ви підходите до підлеглого в робочий момент, не вимагайте, щоб він перервав роботу й устав через стіл. Більше того, якщо керівник - жінка, вона може притримати двері, коли в співробітника-чоловіка в руках повно папок з документами.
Увічливий шеф ніколи не зробить зауваження підлеглому літнього віку в присутності співробітників (молодому - можна, але в дружній формі). Він не порушить правил гарного тону, якщо перерве тривалу бесіду, вставши через стіл.
Якщо в начальника немає секретаря, співробітники входять у його кабінет без стуку.
Тактичний шеф звертається до співробітників на "Ви".
Мудрий шеф знає, що почуття гумору (особливе вміння посміятися над жартом у власну адресу) не тільки не упустить його авторитету, але й підніме його в очах навколишніх. (Рузвельт, наприклад, із задоволенням перегортав альбом із шаржами на самого себе).
10 табу ділового спілкування
Відповідно до правил етикету службових взаємин не треба:
- розповідати сенсаційні, але недостовірні слухи;
- випитувати в співробітника подробиці, якщо він згадав, що погано себе почуває;
- допитуватися, хто скільки заробляє;
- бажати співробітниці будь-якого віку "скоріше вийти заміж";
- називати відвідувача словами "чоловік", "жінка", "людина" замість того, щоб звернутися до нього по імені;
- перепитувати "А?", "Що?" замість "Вибачите, я не розчула";
- реагувати на розповідь колеги словами "Ого!", "Да-а...", "Фу!";
- обговорювати особисті справи товаришів по службі, іншими словами - брехати;
- спростовувати плітки про себе (іноді це кращий спосіб присвятити в них непосвяченого);
- вправлятися в дотепності із приводу прізвища, зовнішності або комплекції співробітника.
По одежі не тільки зустрічають...
Одяг дає подання про Вашу особистість зокрема й про фірму в цілому. Ваш костюм не повинен дратувати співрозмовника, відволікати його увагу від змісту розмови. Тому намагайтеся дотримуватися наступних правил етикету:
- коридор офісу - не подіум для демонстрації вбрань;
- Ваш одяг повинен бути бездоганно чистим ("згадайте відомі виречення: "Дірка є нещастя, пляма - порок" або "Краще п'ять зморшок на особі, ніж одна - на панчохах");
- міні-спідниці й занадто відкриті плаття не є діловим одягом;
- твердження, що навіть влітку ділова жінка не ходить на роботу з голими ногами, - вірне. Утіштеся тим, що вже є колготки, які зовсім непомітні для очей і майже невідчутні для тіла;
- діловий одяг повинен бути практичним. Навряд чи протягом дня при інтенсивному робочому ритмі Ваші ноги витримають шпильки. Доречні й не менш модні туфлі на середньому каблуці;
- знайте міру в прикрасах. З парфюмів найкращі легкі, свіжі, "прозорі" заходи.
Специфіка телефонного спілкування на роботі
По тому, наскільки тактично, люб'язно Ви відповідаєте діловому партнерові або клієнтові, він судить про роботу всієї фірми. Ніякої "магічної формули" тут немає, багато правил телефонного етикету прості й відомі. І, проте, неухильно випливаючи їм, Ви створите імідж не тільки ділової, але й культурної людини.
Знявши трубку, представтеся, називаючи фірму й своє прізвище. Недотримання цієї вимоги - серйозне порушення ділового етикету.
Уникайте виражень: "Вам кого?", "Хто дзвонить?", "Нікого немає на місці", "Що Ви хочете?", "Я не знаю".
У розмові із клієнтом фраза "Чим я можу допомогти Вам?" - не розкіш, а необхідність.
Ви домовлялися про дзвінок партнерові, але не змогли цього зробити? Вибачіться перед ним протягом доби, інакше Ви грубо порушите діловий етикет. Вчиніть так само, якщо у Вас відпала необхідність у контакті.
"Що робити, якщо…
телефон дзвонить у той час, коли Ви говорите по іншому апарату?"
Варто зняти трубку, повідомити, що Ви зайняті й з'ясувати, чи будуть Вас чекати або Ви подзвоните після завершення розмови з першим співрозмовником.
...співробітник, якого просять підійти до телефону, відсутній?"
Чемно вибачитися й указати час, коли він буде на робочому місці.
...у ході бесіди Ви чихнули?"
Варто вибачитися.
...розмова затягається, а Ви ще не все з'ясували?"
Обов'язково запитайте співрозмовника: "У Вас є час для продовження розмови?"
...Ви квапитеся?"
Потрібно закінчити розмову приблизно так "Вибачте, що перериваю, але я боюся спізнитися на нараду (…повинна подзвонити в іншу організацію)".
...у Вас мають бути тривалі телефонні переговори?"
Тоді заздалегідь призначте їх на час, зручний Вашому співрозмовнику.
...Ви розмовляєте з відвідувачем, а в цей час лунає телефонний дзвінок?"
Вибачившись, візьміть трубку, повідомте, що у Вас відвідувач і призначте розмову на інший час.
...у відповідь на свій дзвінок Ви почули: "Вибачте, я зараз дуже зайнятий, звільнюся через годину?"
Не ображайтеся, адже Ви про дзвінок не попереджали.
"Уміння спілкуватися з людьми - це товар. І я заплачу за нього більше, ніж за що-небудь інше!" - говорив Рокфеллер. А він-то розумівся на цінах і цінностях!”